「取引先に契約書を2部送付し、そのうち1部をご返送いただくようお願いします。」
業務でこのような指示を受けた際には、契約書に加えて返信用封筒と送付状を同封することが推奨されています。
本記事では、返信用封筒を同封する際に役立つ送付状の書き方と、ビジネスシーンでよく使われる敬語の適切な使い方についてご紹介します。
送付状の書き方と返信用封筒の同封方法
取引先への書類送付時には、受取人が封筒を開けた瞬間に内容を把握できるよう配慮することが重要です。封筒には次のような情報を明確に記載する必要があります：
・封筒の中身の種類と枚数
・受取人が行うべき手続き（記入事項、捺印、必要書類の添付、返送手順、返送期限など）
書類を送る際には、必要書類だけでなく、送付状（カバーレターや挨拶状とも呼ばれる）を添えることが一般的です。送付状は、ただの挨拶書としてだけではなく、内容物を確認するためのチェックリストとしても機能します。
送付状の典型的な構成は以下の通りです：
冒頭：日付、宛先と差出人の情報
タイトル：「書類送付のお知らせ」
本文：挨拶文、季節のあいさつ、具体的な内容、結びの言葉
記述：添付書類の詳細（リスト形式で、内容と枚数を明記）、結語「以上」
送付状の具体的な例
2020年5月20日
株式会社〇〇
〇〇部
部長
〇〇 〇〇様
株式会社□□□
東京都中央区〇〇町1-1-1〇〇ビル〇階
TEL：03-0000-0000
e-mail：ooooo@ooo.co.jp
□□ □□（氏名）
「書類送付のお知らせ」
拝啓
季節の変わり目に際し、皆様の益々のご健勝をお祈り申し上げます。
いつも格別のご厚情に感謝申し上げます。
本日、以下の書類を2部送付いたしましたので、内容をご確認の上、
所定の手続きを経て、同封の返信用封筒で1部をご返送いただけますようお願い申し上げます。
敬具
記
［同封書類］
・契約書 2部
・返信用封筒（390円切手貼付） 1部
以上
ビジネス文書では、言葉遣いを簡潔かつ直接的にすることが推奨されます。敬語を適切に用いつつ、全体のバランスを考慮し、過度に堅苦しくなりすぎないように調整しましょう。
「ご返送くださいますよう」と「ご返送いただきますよう」の使い分けと正しい敬語の使い方
送付状の例文で使われる表現は、以下のように変更しても問題はありません。
「ご返送くださいますようお願い申し上げます。」
を
「ご返送いただきますようお願い申し上げます。」
に変更することができます。
この二つの表現の違いは、「くださる」と「いただく」の使い分けにあります。これらはそれぞれ尊敬語と謙譲語を表します。
1. 「くださる」と「いただく」の主な違い：
– 「くださる」は「くれる」の尊敬語で、相手の行為に対する敬意と感謝を示します。
– 「いただく」は「もらう」の謙譲語で、自分の行為を控えめに表現します。
2. 敬語の「お」の使い分け：
– 「くださる」の前の「お」は相手への敬意を表す尊敬語です。
– 「いただく」の前の「お」は、自分の行為を低める謙譲語です。
尊敬語と謙譲語の使い方
敬語は相手を敬う表現で、尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類があります。尊敬語では相手の行為を高く評価し、謙譲語では自分の行為を控えめにします。通常、「くださる」を使うことで、相手に対する感謝の気持ちを強調し、より丁寧な印象を与えることができます。
二重敬語の正しい理解
「ご返送くださる」や「ご返送いただく」は「ご」が前に来ていますが、これは適切な敬語使用です。しかし、「仰られる」や「いらっしゃれる」のように、一つの動詞に対して二つの敬語形が使われると二重敬語となり、誤りです。正しくは「仰る」「いらっしゃる」のみで十分です。
「ご送付します」と「お送りします」の言い回しの違い
「下記の内容で契約書類を2部添付しております」という表現を、以下のように変更することもできます：
「下記の内容で契約書類を2部ご送付します。」
「下記の内容で契約書類を2部お送りします。」
「送付」と「お送り」という表現は、ビジネス文書で使われることがありますが、それぞれ異なる印象を与えます。「送付」はフォーマルな音読みで、場合によっては「送り付ける」という一方的なイメージを持たれることがあるため、使う際には注意が必要です。対照的に、「お送り」はより柔らかく、親しみやすい印象を与えます。
「送付」は元々「物を送る」という意味を持っており、「送り付ける」のような強制的なニュアンスを避けるためには、「ご送付」という謙譲語を前につけることが推奨されます。一方で、「送る」という動詞は、単に物や人を他の場所へ移動させるという意味ですが、「付」がつくことで「物を送る」というニュアンスが明確になります。
敬語の強さを増すには、以下の表現を使います：
◆「送付」を使用する場合
– 送付する
– 送付します
– 送付いたします
– ご送付いたします
◆「送る」を使用する場合
– 送る
– 送ります
– お送りします
– お送りいたします
敬語の度合いは、下に行くほど強くなります。適切な敬語を選ぶことは、相手に対する敬意を示す上で非常に重要ですが、状況によっては「お送りします」の方が適切な場合もあります。
まとめ
送付状を書く際には一定のルールがあります。最も重要なのは、内容物が一目で確認でき、返送が必要な事項が明確に記されていることです。また、返信用封筒には切手を貼り忘れずに同封してください。
敬語の使用は時に難しいものですが、表現は人それぞれで好みが分かれることがあります。しかし、何よりも相手への敬意と配慮を常に念頭に置き、敬語を適切に使うことが重要です。自分らしい自然な表現を心掛けつつ、過度に堅苦しくならないようにすることも大切です。敬語を使う上でのバランスを見つけ、相手に適切な敬意を示しましょう。