事務職10年のKが、実際に仕事で使っている便利グッズを紹介します。事務職としてはスタンダードなものも含まれると思いますが、仕事をしていて手放せないものばかりです。私の使い方も含めてお伝えしていきます。
書類を扱う時の便利グッズ
ペーパーレス化が進んでいる時代ですが、まだまだ紙の書類を扱う機会は多いです。書類を扱う際、便利グッズを使用すると書類のまとめ方、確認の仕方が全く変わってきます。
メクリッコ（指サック）
「メクリッコ（指サック）」は、指につける滑り止めです。
私は手が乾燥しているので、素手だと紙がなかなかめくれません。それを助けてくれるのがメクリッコです。大量の書類をめくりながら確認する場合、これは欠かせません。
サイズも色々ありますので、自分に合うサイズを使うのがおすすめです。
私は、デスクワークの際はほぼずっと親指にはめている状態です。これは事務作業には欠かせません。
ダブルクリップ
クリップは、針金を丸めたものもありますが、私はダブルクリップを多用します。
普通のクリップは、数枚の書類をまとめるのに便利です。しかし、その数枚の書類を大量にまとめた場合、「クリップが外れてしまう」「別の書類も一緒に挟まれてしまう」といった不具合が出てしまいます。
一方、ダブルクリップだと書類をガッチリ挟むので、クリップが外れてしまうことは無いし、別の書類が挟まれてしまう事もありません。ひと手間かかりますが、それ以上にストレス無く書類をまとめることが出来ます。
ダブルクリップもサイズが幅広く用意されています。挟む枚数によってサイズを変えていくとより使いやすくなると思います。
クリアファイル
ダブルクリップと合わせて、クリアファイルも多様しています。
事務職は、様々な業務を並行で行う事も多いです。その様々な作業の書類が混ざってしまうと書類を探すだけで大変です。そのため、業務ごとにまとめるのにクリアファイルを使用しています。
業務毎にまとめた場合、クリアファイルの一番上にメモが見でもいいので「何の書類か」を書いておくだけで分かりやすいです。
必要な書類は、1枚でもクリアファイルに入れて分かりやすくしておく事がおすすめです。
書類立て（ファイルボックス）
先程、クリアファイルを使用するとお伝えしましたが、合わせて書類立ても使用しています。
以前は書類を横に寝かせて置いてました。書類が重なってくると探すのも大変だし、下に行ってしまうと忘れてしまうんですよね
そのため、書類を横に保管するのではなく、縦に保管することにしました。
書類をクリアファイルに入れて、書類立てに入れる。そうすることで、書類も探しやすくなります。
定期的に書類立てに入っている書類を見直すことで、書類も机もスキリします。
蛍光ペン
蛍光ペンは、私は書類のチェックに使用しています。
チェックが必要な書類はコピーを取り、コピーにチェックした箇所を蛍光ペンでマークします。実際に見ながらマーカーしてるので、意識もそこに向いているのでより確実にチェックできます。どこをチェックしたのかも見返すことが出来るので便利です。
チェックが終わったら、コピーは破棄して原本はそのまま提出することも出来ます。
メモ管理
事務職の作業では、何かとメモを取る事が多いです。電話対応の際や、連絡事項のメモ、やることのメモ、覚書など、ちょっとしたことでも忘れてもいいように私はメモをしています。
常に行っているメモですが、その中で役立つ便利グッズを紹介します。
ボールペン（ジェットストリーム）
メモをするにはボールペンは欠かせません。その中でも、私はジェットストリームが好きです。書き味が良いのはもちろん、一番いいのは急にかすれたりしない事です。
ボールペンによっては、書いていると急にかすれたりしてしまう物もあります。そうなっては、消えた部分を書き直したり、その部分が気になったりしてしまいます。
そのため、私にとってはジェットストリームは欠かせません。
ちなみに、４色＋シャープペンのタイプを使っていますが、黒と赤の２色タイプでもメモを取るには十分と感じています。通常は黒を使用し、大事な事は赤で書く。これがシンプルに書けるメモの方法だと感じています。
メモ用紙
メモを取るにはメモ用紙が必要です。私の場合はメモを取るのにスペースなどを気にしたくないため、メモ用紙を大量に準備しています。A4用紙の裏紙等を使用して、４つ切りにしてA6サイズにして、ダブルクリップで留めています。
書いたメモはどんどん処理して、処理が終わったら捨てる。一時的な記録なので、溜めないようにしています。
必要なメモは別にまとめるようにして、メモ用紙のまま保管はしないように気を付けてます。
付箋
付箋も頻繁に使用します。
他の人への伝言メモ等は付箋に書いて渡すようにします。貼っておけば飛ばないので紛失防止にも繋がります。
よく使うのが、書類へのメモ書きです。付箋に書いて貼っておけば、書類を汚すこともありません。
また、書類のインデックス代わりにも使います。書類から飛び出るように貼って、飛び出た部分に何の書類か書いておきます。これで探す手間が減ります。
パソコン関連
パソコン関係の便利グッズもいくつか紹介させていただきます。
ワイヤレスポータブルスピーカー（マイク付き）
最近、ZOOMでの会議が増えてきました。一人の場合はマイク付きヘッドホンなど使えば問題ないのですが、複数人で１台のパソコンで参加する場合、マイク付きヘッドホンは使用できません。
複数人で参加する場合は、パソコンから距離が少し離れる場合もあるため、パソコンからの音が聞こえない場合もあります。
そういった時に、ワイヤレスポータブルスピーカーがあると便利です。
パソコンから距離が離れても音がちゃんと聞こえますし、マイクもついていればそのまま話すことが出来ます。
ミニプラグケーブル
ミニプラグケーブルは、ヘッドホンやマイクの端子で、両端が凸型になっている物です。これも１つ準備しておくと意外と便利です。
先ほど、ZOOMの会議が増えたとお伝えしました。複数人数で１台のパソコンを使う場合、前述したワイヤレスポータブルスピーカーが無い場合はミニプラグケーブルが役立ちます。
例えば、ラジカセなどがあるのであれば、パソコンからイヤホン出力→ラジカセのLINE入力で、ラジカセからパソコンの音を出すことが出来ます。
別途ラジカセは必要ですが、アナログでも接続できるので、パソコンに詳しくない方でも対応が可能になるというメリットもあります。
HDMIケーブル
同じく複数人でのZOOMの時に、パソコンの映像をテレビに出力したい場合もあると思います。その場合はHDMIケーブルが便利です。
パソコンのHDMIケーブルから出力してテレビのHDMI入力端子に刺すだけで、パソコンにテレビの映像を映すことが出来ます。
ZOOMでのスピーカーの出力設定をテレビにすることで、テレビから音声を出力することも出来ます。
ミニプラグケーブル、HDMIケーブルと、アナログな方法で接続することは確実かつ簡単なので、準備しておくと意外と役立つ機会が多いです。
まとめ
書類を扱う場合、メモを取る場合、パソコン環境について使える便利グッズを紹介させていただきました。
定番過ぎて、使っていて当たり前の物もあったかもしれませんが、それだけ定着化していて手放せない便利グッズです。
実際に私が使っている方法も紹介させていただきましたので、参考になりましたらお試しください。