事務職でも暇なときはあります。
私の職場の場合、１ヶ月の中で月初と月末は業務が集中していて忙しいですが、中旬は少し余裕があります。そうすると、少なからず暇な時間が出来てしまいます。
そもそも、暇な時間が出来ることが悪いことかというと、そういう訳ではありません。
暇な時間＝余裕がある時間となります。
余裕がある時間がなければ、急に増えた仕事に対応出来ません。
では、暇なときどうすればよいか、有効な時間の使い方をお伝えしていきます。
業務マニュアル作成を行う
業務マニュアルを作る時間は忙しい時にはなかなか出来ません。自分が普段行っている業務についてマニュアル化を進めましょう。マニュアル化する事で、２つの面でメリットがあります。
・自分の業務を見直すことが出来る。
・他の方でも業務が出来るようになる。
マニュアル化は自分で行っている作業を言語化することになります。言語化する事で第三者の視点で作業を見つめ直すことが出来ます。それにより、順番の見直しをする事で効率化しないか、確認に漏れがないか等、適切な順番・内容で業務が出来ているかの確認に繋がります。
また、マニュアル化する事で自分以外の方でも業務を行うことが出来るようになります。これにより、自分が休んだときでも他の人が業務を進めることが出来るようになります。
業務マニュアルが既にある場合も環境の変化等により内容が変わっている事があります。内容や手順も含めて定期的に見直すことも有効です。
書類整理
私事ですが、業務が忙しい時は書類は一時的に横に積んでしまうことがあります。
終わった書類はどんどん処分すれば良いのですが、最終確認を後でしたい件等は、つい横に置いてしまうんですよね。そして一度積んだ書類を片付けるのは、まとまった時間が欲しくなります。
このように、溜まった書類を整理するのには暇なときが最適です。基本的には確認後処分するとして、必要な書類も情報も文書としてまとめておく時間を取ることが出来ます。
また、パソコン内のファイル整理も有効です。普段、一時的にディスクトップに保管している様なファイルを、業務ごとにフォルダ分けして探しやすくしておきましょう。
スキルアップの時間に使う
業務の幅を広げるスキルアップの時間に使うことも有効です。
例えば、パソコンで使用しているMicrosoftOffice製品のWord、Excel、PowerPointの使い方を覚えたり、ショートカットキーを覚えるといった内容です。一度覚えておけば、次の文書作成、データ作成の時に役立てることが出来ます。
個人的におすすめなのが、Excelの関数を覚えておくことです。様々な業務でExcelは使用します。データもExcelでまとめることが多いでしょう。システム間のデータのやり取りではCSV形式で行われることも多く、これはExcelで開いて編集することも出来ます。Excel関数が使えれば、このデータの活用がしやすくなります。関数名はインターネットで調べながら確認できるので覚える必要はありませんが、「どのような機能がある関数があるのか」を知っておくだけでもすごく便利です。
他にも、インターネット上で情報発信をする手段としてブログの作成やHTML言語を覚える事や、業務効率化のためにプログラムを覚える事等も挙げられます。
スキルアップに時間を使う時の注意点が２つあります。
・業務に関連するスキルに取り組む。
・必ず上司の許可を得る。
会社から給料をもらっているのですから、暇な時間も会社に提供している時間です。無関係なスキルアップに取り組むのは避けましょう。
資格取得の勉強
スキルアップと似た内容になりますが、資格取得の勉強に取り組む事もできると思います。
業務に役立つ資格取得に取り組むのであれば、会社としても役立ちます。
こちらも、スキルアップと同じように必ず上司の許可を得てから行いましょう。
上司の許可を得る場合、この資格を取得することで会社としてどのような利益に繋がるのかを伝えることが大切です。
他の部署との連携を深める・業務を手伝う
事務職と言っても、自分の部署だけで仕事が完結するわけではありません。他の部署との関わりも大切になります。そのため、他部署との連携がスムーズに行くように他部署に出向いてコミュニケーションを取ることも大切だと思います。
その上で、他部署で困っている事があれば業務を手伝うことでより良好な関係を築く事ができるようになります。
注意点としては、仕事を手伝う場合は上司への確認・報告はした方が良いでしょう。事後報告でも構いません。１人だけで動いているという状態にならないよう気をつけましょう。
部署内の整理整頓・清掃
部署内の整理整頓や清掃に取り組む時間として活用することも有効です。
書庫内で、古い書類が残っていれば処分したり、まとめて倉庫に移動する事で書庫の使えるスペースが人くなります。また、保存する場所が適切なのか、効率良い場所はどこなのか見直して、使いやすいように配置を変える事も時間があるときしか出来ません。一度場所を決めたら、そのままずっと運用しがちです。配置を変えるだけで動線がスムーズになり、仕事がしやすくなる事は多々あります。
また、普段手が届かない箇所の清掃に取り組むことも有効です。やはり、綺麗なオフィスは気持ちが良いものです。気分も良くなり、仕事に取り組む姿勢も良くなるでしょう。
会社の業務理解
あなたは自分の会社の事をどの程度理解していますか？
・自分の会社がどんな会社なのか
・会社にはどんな部署があって、どんな仕事が行われているのか
・その中で、どんな流れで仕事が行われているのか
・自分の会社のお客様にはどのような方がいるのか
・自分の会社がどのような商品・サービスを提供しているのか
・今自分が行っている業務が、会社全体でどの部分の仕事に該当するのか
会社の業務全体を知ることで自分の仕事の理解を深めることが出来ます。
そして社内で仕事がどのように動いているのかを把握することが出来るようになります。
一度しっかり理解しておけば、ずっと役立つことになります。
忙しい時は目の前の業務で手一杯になりますが、一歩二歩視点を引いてみて、全体的に業務を見つめてみましょう。
まとめ
事務職が暇なときにできる業務についていくつか具体例を交えてお伝えしました。
この中で取り組める事はいくつかあったのではないでしょうか？
暇なときと言っても何もしなくて良い時間ではありません。会社の業務がより良く進められるにはどうすれば良いかを考えながら、改善に取り組む時間と考えて取り組みましょう。