事務職が向いているのはどんな性格な人でしょうか。
事務職を１０年続けた視点から事務職が向いている人の性格をお伝えします。
また、「自分は事務職は向いていないかも？」と思っている方でも、それをカバーできる３つの視点をお伝えします。
事務職が向いているのはこんな性格
事務職の経験を元に、事務職に向いているのはどんな性格なのか、いくつかお伝えしたいと思います。
作業が正確
事務職には、作業の正確性が求められます。事務職の業務内容には、データ入力や書類作成などがあります。
データ入力で間違いがあれば、それを元にした出力情報や書類が誤ったものになってしまいます。数字が１つ間違えただけでも、１桁間違えただけでも違うものになってしまいます。
例えば、取引先に提出する発注書。発注する量が3,000個だったものが、30,000個で発注してしまったら過剰に納品されてしまいます。
アポイントを取る日付も、１２日を１３日と間違えただけで違う日になってしまいます。
このように、事務職で扱う情報には正確性が求められるものが多いです。正確に作業が出来、確認できるような性格が求められます。
コミュニケーション能力が高い
事務職では、業務の一つとして電話の対応や受付対応が含まれます。人を相手に話すので、もちろんコミュニケーション能力は求められます。
電話の内容には別の職員に取り次げばよい内容もあれば、商品やサービスについての説明を求められるもの等の問い合わせ。苦情などの電話もあります。
受付についても同様です。様々な方が来られるので、その場その場にあった対応が必要になります。
電話、受付対応だけでなく、社内コミュニケーションも必要になります。事務所内はもちろん必要ですが、他の部署とのコミュニケーションも、仕事を行う上では必要になります。
コミュニケーション能力がある事で、仕事がより円滑に進むようになります。
協調性、チームワークがある
事務職も1人で仕事をしているわけではありません。事務所に所属しているのであれば、事務所内でチームとして仕事をする事が求められます。
事務所内で自分の担当業務はあると思います。しかし、他の部署から見たら事務所は一つです。他部署からの問い合わせで担当者が不在で仕事が進まないと言うことは避けたいです。
そのため、情報共有が出来るようなチームワークや協調性が求められます。
事務職には向いていないかも？をカバーする３つの視点
事務職が向いている性格についてお伝えしました。これを見て、「自分には向いていないかも」と思ったかもしれません。
でも、大丈夫です。
性格が向いていないとしても、それをカバーできればいいんです。
では、向いていないかもしれない性格をカバーする3つの視点をお伝えします。
「はじめから出来る人はいない」という視点
何事も、はじめから出来る人はいません。少しやって出来ないからと言って、すぐに「向いていない」と判断しないことです。
うまくいかない時も「今の方法ではうまくいかない」という視点を持ちましょう。
そうすることで「どうすればうまくいくか」と今の方法を改善する方向に目が向きます。
また、数をこなすことで出来ないことも出来るようになります。
「電話対応をしたことがないのでちょっと苦手」と思うのは誰でもあります。しかし、回数をこなすことで電話に出ることも抵抗なくなりますし、適切な電話応対も出来るようになります。
はじめから出来る人はいません。失敗を重ねても数をこなし、自分で改善していく姿勢が大切だと思います。
「自分の性格を自覚して気をつける」という視点
自分の性格を再度自覚するも事が大切です。
自分の性格を自覚することで、この場合はミスしやすいので気をつけようという視点を持つことが出来ます。
例えば、正確性が求められる場面で、思い込みからミスしてしまったとします。
ミスしてしまう事は仕方のない事ですが、自分は「思い込み」でミスしやすいという自覚があれば、「思い込み」でミスしやすいので確認をしっかりしよう。深呼吸してから再確認しよう。等の自分に合った対策を見つけることが出来ます。
「いろんな性格の人がいる」という視点
「協調性」というと、他の人に自分を合わせるというイメージがあるかもしれません。自分を他の人に合わせるのは、制限が多くて苦手と感じる方もいると思います。
しかし、無理して合わせる必要はないと思います。
もちろん、社会人として守るべきルールやマナーなどはしっかりと守る必要があると思います。しかし、人それぞれ違うのは当たり前です。意見が違うのも当たり前です。ですから、無理して意見を合わせる必要はありません。皆がやってるから、理由はわからないけど自分もやるという事でもありません。
協調性は、無理して自分を合わせるのではなく、自分の意見も発信して、周りの意見とも突き合わせながら最良の方法を決めていく事だと思ってます。そして、その決めたことを実行に移すことだと思います。
ですから、色んな人がいて、色んな意見があることを知りつつ、自分の意見をしっかり伝えていく事が大切なことだと思います。
まとめ
事務職が向いている性格についてお伝えしました。
また、向いていないと思っても、カバーする3つの視点についてお伝えしました。
私自身、事務職を10年行っていますが、最初はミスばかりで電話対応も出来なく、迷惑をかけてばかりでした。
その中でも、少しづつ改善していくよう心がけ、自分自身の改善、事務所内の改善等に取り組むことで、段々と仕事がしやすい環境を整えることが出来ました。
「性格」を理由に事務職に向いている、向いていないと判断する基準もあると思います。しかし、自分は向いていないと思っていても、実際にやってみると自分に向いていたと発見することもあります。
自分の性格で決めつけず、何でも挑戦してみても良いのではないかと思います。