事務職はなくならない!IT化・AI化でも残る理由

お仕事

事務職は将来無くなる仕事の一つとして挙げられる事があります。

理由としては、IT化・AI化が進む事でデスクワークの事務職は不要になるだろうという考えです。

しかし、本当に事務職は無くなってしまう職種なのでしょうか?

実際に事務職を10年勤めている事務員Kの視点からお伝えしたいと思います。

事務職はなくならない

私は「事務職はなくならない職種」だと思っています。

私は事務職を10年行っており、前職はSEとしてシステム開発に携わった事もあります。

その経験を踏まえてもIT化・AI化して事務職自体を無くすことは難しいと感じています。

確かに、IT化・AI化の影響は受けると思います。それにより、業務の内容も変化してくると思います。

それでも事務職が無くならないと考える理由についてお伝えします。

事務職がなくならない理由とは?

IT化・AI化が進むと言っても、万能ではありません。

IT化は、今までアナログで行っていた業務をデジタルに置き換えることで業務効率を上げることです。手書きで書いていた書類をパソコンで入力するような変化の事ですね。

 

AI化は、ある部分に特化して判断するための情報を収集し、その中から最善の方法を導き出す事です。囲碁や将棋等で、AIがプロの棋士と対戦するというニュースを見たことがあると思います、AIは過去の対戦情報等を取り込み、最適な打ち方を判断しています。

 

AI化するには、判断基準がしっかり決まっている事が必要です。ルール化されている状態ですね。ルール+判断材料(情報の蓄積)でAIが判断する正確性を高めています。

つまり、IT化は業務効率を上げること。AI化は特定の場面での適切な判断を行うことになります。

どちらも手順やルールが決まっていて、その中で効率化を図る事になりますね。

ということは、手順が決まっておらず臨機応変な対応が求められる業務はIT化・AI化出来ないということです。

事務職の業務は、確かにルーティンワークや決まった業務、自動化出来る業務もあります。しかし、臨機応変な対応が求められる業務も多々あります。

 

そのため、『IT化・AI化(システム化)が進む=事務職が無くなる』ということは一概には言えないんです。

 

なお、AI(人工知能)は「特化型AI」と「汎用型AI」の2種類あります。特化型AIは、今回取り上げた特定の作業をAI化するものです。汎用型AIは、ドラえもんのように自分で人間のような知能を持っているAIを指します。汎用型AIは現在の技術では作成が難しいため、ここでは特化型AIのみを取り扱っております。

変化が求められる事務職

事務職はなくならないです。しかし、IT化・AI化が進むことで変化は求められます。

では、どのような変化が求められるのか、そしてどんな対応をしていけばよいのか、具体例を元に紹介していきます。

電話・受付対応

事務職の業務の一つに、電話対応、受付対応があります。

電話対応専属のオペレーターの様な業務であれば、電話対応をしながらその対応に適した情報をパソコンで確認し応対するという対応が出来ます。

しかし、事務職の場合は社内・社外の事について多種多様な要件の対応が必要になります。

商品・サービスの問い合わせ、社内の担当者への取り次ぎ、苦情の受付・・・

その様な対応を臨機応変に行うには、やはり人が対応するしかないでしょう。

 

また、受付対応についても同様です。

受付をロボットが行う「変なホテル」という事例もあります。受付にペッパーくんがいるお店もあります。一定の決まった内容であればロボットやペッパーくんで対応出来ますが、それ以外のでは人の対応が必要となっているケースが多いです。

資料作成

仕事の内容を伝える上で、社内社外問わず「資料」は必要になります。そのため、資料作成自体はなくなりません。

しかし、作成方法は変化していきます。

プレゼンテーションの資料であれば、以前はOHP(フィルムに情報をプリントし、ライトを当ててスクリーンに移す方式)を使用していましたが、パソコンの普及につれてパワーポイントへ移行されました。今では情報を入れればスライドを作ってくれるツールも登場しています。

作り方は変わっても、資料作成は必要な業務になります。

社内文書・社外文書についても同様です。伝達方法は郵送からメールに変化(IT化)しているものもありますが、相手に伝える「文書」自体は継続して必要になります。

つまり、資料作成が必要なことは変わらないため、その時に合った資料を作成出来る能力を持つことが求められます。

備品・物品対応

社内の備品・物品の対応も事務職の仕事の一つです。

日々使われる消耗品の管理、発注を効率よく行う必要があります。

アマゾン等の通販サイトでは、商品の管理は販売するものなので正確な数量を把握し迅速に発送できるようにシステム化されています。

しかし社内の備品管理までシステムを入れることは難しいです。費用対効果が合っていませんから。

また、備品は急に必要になる事がほとんどです。そのため、使用頻度を見極めた在庫調整も必要です。

備品管理は売上には直結しないので、コストがかかるシステム化より、効率よく管理が出来る仕組み化が求められます。

売上管理

売上管理については、コンビニ等でPOSシステムを使っているのであればレジを通すことで完結出来るでしょう。

しかし、その様な会社ばかりではありません。

例えばサービス業であれば、サービス内容をシステムに入力して、その結果を元に請求書の作成、入金確認、領収書の発送があります。

この流れの中で、一番間違いが発生しやすいのがサービス内容のシステム入力です。人間が行うことには間違いが付きものです。ですから、正しい入力が行われたかの確認を、請求書を発行する前に行う必要があります。

このことからも、会社の業務内容・サービス内容を把握し、それを元に請求のもととなる情報が合っているかをチェック出来る事務職が求められます。

 

勤怠管理

勤怠管理をシステムで行っている会社も増えてきたと思います。

職員が出勤時に打刻して、退勤時に打刻する。

一見シンプルな仕組みですが、その中でも多くの問題が発生します。

・打刻忘れ/打刻の重複(出勤を2回打刻してしまう等)。

・勤務変更を行ったが、正しい入力が行われていない。

・時間外の取り扱い。

・有給が取得されていない。(1年で5日間有給を取る必要があります)

などなど、勤怠情報に誤りがないかを確認する必要があります。そして、その確認ができる事務職が求められます。

 

事務職はやっぱり「なくならない」

事務職がなくなる職業と言われる事について、IT化・AI化といったシステム化が原因ということをお伝えしました。

しかし、システム化では対応できない事務職の業務があることを、事例を交えてお伝えしました。

事務職はなくならないです。しかし、業務内容は変化していきます。

今まで「作成」する事が多かった事務職の業務でしたが、全体を見通した上で「確認」出来る事が求められてきます。

その変化に順応できる事務職が求められるでしょう。

 

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