「自分はなんでこんなにミスが続くんだろう」
と悩んでいるあなた。
気持ちは分かります。私もかつては同じ悩みを持っていました。
同じ作業をしていても、他の人は間違えないのに自分が行ったときだけ間違っている。
先日やってしまったミスを「気をつけよう」と思ったはずなのに、またミスしてしまう。
自分では完璧！と思った資料なのに、確認してもらったら間違いが見つかってしまう。
なんで自分はこんなに仕事が出来ないんだろう。
そう悩んでしまったこともありました。
しかし、一つの方法を試したことで、劇的にミスを減らすことが出来ました。
どのような方法でミスを減らすことが出来たのか、お伝えしたいと思います。
仕事で自分のミスが続く原因は何？
仕事でミスを起こしてしまう原因はいくつかあります。
・作業が複雑・煩雑で間違えやすい等、仕組みに問題がある場合。
・集中して作業をすべきなのに、周囲がにぎやかで集中できない等の環境に問題がある場合。
・急に仕事を振られて、急かされて焦る事でミスを誘発してしまう場合。
などなど、仕事の仕組みや作業環境が原因となっている場合もあります。
しかし、最大の原因が抜けている人が意外と多いです。
ミスをする最大の原因、それは、「自分」です。
自分の意識、考え方、視点等がミスを起こしてしまうことの原因となっているんです。
先程挙げた仕組みに問題がある場合でも、問題がある仕組みのまま仕事をしている自分が原因。
環境に問題がある場合でも、環境をそのままにしている自分の問題。
急かされてミスを誘発する場合でも、焦らないようにコントロール出来ていない自分の問題。
「自分のミスは、どんなケースであれ自分に原因がある」
これを認めるのは抵抗があると思います。
自分は出来る事はやっているから、他に原因があると思いたくなります。
しかし、「自分が原因」を認めることで原因を解決する糸口が見えてきます。
認めることが難しければ、「仮に自分に原因があるとしたら・・・」という形でもいいので読み進めていただければと思います。
自分のミスを劇的に防ぐ方法とは？
「自分のミスは、どんなケースであれ自分に原因がある」
この事を認めることが出来たら、次にやることは
自分がどんな時にミスをしてしまうかを知る事です。
これは、ミスに対して「自己分析」を行う事で知ることが出来ます。
自己分析は、次の手順で行います。考えるだけでなく紙やエクセルなどに書いて「見える化」して取り組むと、より効果的だと思います。
①ミスの内容と状況を具体的に書き出す。
②ミスがなかった場合、本来どんな結果になっていたかを書き出す。
③①②の情報を元に自己分析を行う。
自己分析のポイント
・ミスを起こした時の状況・環境（外部要因）
・ミスを起こした時、自分はどう考えていたのか。
・ミスを起こした時、自分はどんな行動をしたのか。
自分の考え・行動で、何に問題が合ったのかを考える。
④③の情報を元に、ミスを防ぐために変える自分の行動を書き出す。
⑤書き出した「変える自分の行動」を毎日振り返る。
ミスを防ぐ対策を立てるコツ
ミスが起きてしまった時、意外と「次は気をつけよう」という対策で終わってしまうことがあります。しかし、これでは意味がありません。そもそも、気を付けられないからミスが起きているので、再度ミスを犯してしまう事は大いにあると思います。
そこで、先程伝えた自己分析でどのように対策を立てればいいのか、いくつか例を上げたいと思います。
１．データの入力ミス
①ミスの状況
１ヶ月に１回提出している書類のデータ入力。紙の情報をエクセルに入力しているが、数字を0と6を間違えて入力してしまった。先輩にデータの確認をお願いした所見つかった。
②ミスが無かった場合
先輩のチェックでもミスが無かった状態になり、修正等の時間のロスがなくなった。そもそもミスが無かったら先輩のチェックのも不要となり、先輩に時間を割いてもらう事も無かった。
③自己分析
・月1回の作業なので、作業内容があやふやな所があった。
・数字を読み間違えてしまった。
・データの入力が終わった時点でチェックをお願いしたので、自分で振り返りを行っていなかった。
・過去にもデータ入力でミスしたことがあるので、自分はデータ入力で間違いを起こしやすい傾向がある。
④自分の行動の改善
・月一回など、作業期間が空く場合はチェックシートを作成して漏れやあやふやな状況を無くす。
・データをチェックするポイントを先輩に確認し、自分でもチェックを行う。
・データ入力後、自分で再チェックを行う。
２．渡す書類を間違えてしまった
①ミスの状況
別な部署の方から、「A施設の基本情報を急いで欲しい」と言われた。施設の基本情報は棚に保管しているので、その中からA施設を探して渡す事にした。別な部署の方が待っていたので焦ってしまい、間違ってB施設の基本情報を渡してしまった。
B施設の基本情報を渡した方は、そのまま外出してしまい、外出先で基本情報が違う事に気付いたため、A施設の情報を外出先まで届けることになった。
②ミスが無かった場合
A施設の基本情報を間違えず渡すことが出来、別な部署の方も外出先で待つことも無かった。基本情報を届ける時間と手間もかからなかった。届ける際、もしかしたら焦りのあまり事故を起こしてしまった可能性もある。不要なリスクを発生させてしまった。
③自己分析
・別な部署の方が待っていたので、焦ってしまった。
・誤ってB施設の情報を渡したのは、思い込みがあったと思う。
④自分の行動の改善
・焦っている時は深呼吸して一旦落ち着く。
・書類等を渡す時、指差し確認しながら口頭でも確認し、充分な確認を行う。
・書類を渡す時、渡す人にも書類が間違えないか確認してもらう。
３．実行するつもりが、忘れてしまった
①ミスの状況
今日行う作業を１週間前に頼まれたが、実行するのを忘れてしまった。実行することは付箋に書いておいたが、付箋が他の書類に紛れてしまって目の届かない所に挟まれていたため気づかなかった。
②ミスが無かった場合
頼まれた作業を問題なく実行できた。それによる遅延も発生しなかった。
③自己分析
・メモを取っただけで安心してしまい、当日気づけなかった。
・他の書類に紛れてしまったので、整理整頓が出来ていない。
・当日気付けるにはどうするか？という視点が無かった。
④自分の行動の改善
・「自分は忘れてしまう」という事を意識して、作業を行う時に目にする所に付箋を貼る。
・メモを取るだけでなく、カレンダーに記入し、カレンダーを毎日確認する。
振り返りの重要性
自分の行動の見直しを行った際、改善点を挙げたと思います。
そこで重要なのが「振り返り」です。
私も含め、ミスを起こしやすい人は「振り返り」が出来ていないと思います。
やることを決めて、決めたまま。そして忘れてしまい、今までの自分に戻ってしまう。
そんな事を私は何回もやってきました。
振り返る方法はイロイロあると思います。
チェックシートを作るなり、カレンダーに振り返りのチェックを入れるなり、リマインダーの設定を行い振り返るタイミングを作るなど。
自分のやりやすい方法で良いので、ぜひ「振り返り」の時間を作るようにしましょう。
まとめ
仕事のミスが続く原因と対策法についてお伝えしました。
仕事のミスが起きてしまう事は仕方がないと思います。
しかし、ミスを続けてしまうと信用も失ってしまう可能性があります。
小さなミス一つ一つに対し自己分析を行う事で、自分自身がどういった時にミスを起こしやすいかの傾向も分かると思います。
その傾向さえわかれば、その場面になった時に意識して対策に取り組めると思います。
「原因は自分にある」と捉え、自分自身の原因追及に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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